会计如何合理支配备用金

备用金是指企业预付给职工和内部有关单位用作差旅费、零星采购和日常零星开支且事后需要报销的款项。为了防止浪费和挪用公款，会计人员必须认真执行备用金的预借、使用和报销制度。

备用金按备用形式，可分为定额备用金和非定额备用金两种。

(1)定额备用金是为了满足企业有关部门日常零星开支需要的，一经核定不得随意增减。领用定额备用金的部门，应设置“备用金登记簿”，逐笔序时登记备用金额提取和支出情况，并按时将款项支出的单据送交财会部门报销，然后，财会部门再给予补足定额。其特点是:一次领用、定期报销、简化核算、补足定额。

[例]某企业对公共服务部实行定额备用金制度，慈溪仁和会计培训学校核定限额为1000元，以现金拨付。根据拔付清单，作会计分录如下:

借:其他应收款一备用金(公共服务部)1000

贷:库存现金1000

公共服务部持单据从财会部门报销办公费用及误餐费等550元。根据报销单据编付款凭证，作会计分录如下:

借:管理费用550

贷:库存现金550

企业决定收回定额备用金时，根据收款凭证，作会计分录如下:

借:库存现金1000

贷:其他应收款一备用金(公共服务部)1000

(2)非定额备用金管理方式是用款单位根据实际需要向财会部门借款，凭各种支付凭证向财会部门报销时，作为冲减备用金处理，如需再用，重新办理借款手续.这种方法适用于预借差旅费等备用金的管理.

[例]职工李华出差，预支备用金2000元，出差返回报销差旅费1800元，并交回多余现金200元。

领出备用金时，根据付款凭证，作会计分录如下:

借:其他应收款一备用金(李华)2000

贷:库存现金2000

报销差旅费时，根据差旅费报销单，作会计分录如下:

借:管理费用1800

库存现金200

贷:其他应收款一备用金(李华)2000